Dat is Marcels eerste gedachte als Ingrid aan zijn bureau staat. Ze klaagt over haar collega’s die het niet zo nauw nemen met de administratieve afhandeling van het verzenden van klantorders. Voor haar onbegrijpelijk.

 

Marcel negeert zijn eerste gedachte en laat haar uitrazen.

 

‘Zo klopt de informatie in het systeem niet en kan ik mijn werk niet goed doen’. Ingrid zakt in de stoel achter haar. ‘Ze luisteren gewoon niet naar me.’

 

Marcel begrijpt Ingrids frustratie. En hij begrijpt haar collega’s. Dat zijn aanpakkers die de klantorders snel en correct willen afhandelen en in hoog tempo de verzendingen klaarmaken. En de administratie daarbij voelt voor hen als een rem op hun werk.

 

Natuurlijk heeft Ingrid gelijk. Maar niet iedereen voelt meteen dezelfde urgentie als zij. Hoe krijgt Ingrid haar collega’s zover wél de administratie te doen?

 

Gek genoeg zit het antwoord in Marcels eerste gedachte: waar maak je je toch zo druk om?

 

Hoewel Marcel Ingrids frustratie begrijpt, is zijn allereerste reactie er toch een van onbegrip. En dat heeft te maken met Marcels persoonlijkheid. Kansen zien, doorpakken en resultaten boeken. Dat is wat Marcel drijft en hoe hij alles aanvliegt. Hij focust hierdoor zelf ook op het zo snel mogelijk bedienen van de klant. En ja, rustig de tijd nemen om alle details daarna af te handelen, is dan niet iets waar Marcel vanzelf tijd en energie in steekt. Daarvoor heeft hij wat meer aansporing nodig. Net als zijn collega’s.

 

Ingrid zit echter heel anders in elkaar en begrijpt haar collega’s niet altijd. En zij haar niet.

 

Marcel weet dat het voor Ingrid cruciaal is dat ze beschikt over volledige en juiste informatie. Omdat ze zuinig is op geld en tijd (precies waarvoor Marcel haar heeft aangenomen) wil ze voorkomen dat er onnodig spullen besteld worden of juist te laat besteld worden waardoor de tijd van haar collega’s verspild wordt. Dat bereikt ze alleen als de gegevens in het systeem kloppen. Daarom snapt ze niet dat haar collega’s niet meewerken.

 

Gelukkig ziet Marcel de verschillen en heeft hij geleerd die te overbruggen: trigger mensen met dat waar ze de hoogste prioriteit aan geven.

 

In plaats van zeggen dat de gegevens moeten kloppen, kan Ingrid veel beter een ander argument gebruiken. ‘Als de voorraadgegevens niet up to date zijn, kan ik niet op tijd bestellen en  grijpen jullie volgende week mis’. Van onjuiste gegevens liggen ze niet wakker, van de klant niet snel kunnen bedienen wel… En andersom kunnen de collega’s tegen Ingrid zeggen: ‘Als wij het zo veel mogelijk automatisch en ondersteund kunnen doen, dan heb jij snel correcte informatie. En kunnen wij vooral bezig zijn met de klantorders.’

 

Hiermee haal je de onderlinge frustratie weg en zoek je naar een constructieve oplossing. Ook al creëer je niet meteen de perfecte situatie, het onderlinge begrip is de grootste stap naar optimale samenwerking.

 

Hoe ga jij hiermee om in je team?