Mark opent zijn mailbox, kijkt en denkt ‘Néé, niet nog een mail van haar. Zeker wéér zo’n lap tekst!’

Hij wordt er kriegel van inmiddels. En ook een beetje moedeloos. 

Een van zijn teamleden heeft de neiging nogal lang van stof te zijn in haar berichten aan hem. En Mark heeft geen tijd om dat steeds allemaal door te lezen. Met als gevolg dat hij die mails nogal eens op ‘Ongelezen’ zet zodat hij ze later kan doorlezen…. waar hij vervolgens niet meer aan denkt of niet aan toekomt.

‘Ik zou eigenlijk…’ denkt Mark nog, maar ook vandaag heeft hij geen tijd (en zin) om de mail direct te lezen. Dus besluit hij dat ook deze echt nog even moet wachten. Hij gaat snel verder met dringender zaken.

En dan barst toch de bom

Later die dag heeft Mark spoedoverleg met een projectteam. Ze dreigen de deadline van de klant niet te halen. En dan moet Mark als directeur helpen knopen door te hakken. Tijdens het overleg lopen de emoties hoog op wanneer Mark zich hardop afvraagt hoe het team dit soort situaties in de toekomst denkt te gaan voorkomen. 

Het ontgaat hem niet dat deze vraag iets doet met de groep. Ze beginnen te draaien, te mompelen en elkaar aan te kijken. Tot een van hen, Marieke, zich niet langer kan inhouden en eruit flapt: ‘Hoezo vraag je dat? We hebben dat al aan je voorgelegd, je hoeft alleen maar te zeggen of je het met ons eens bent!’. 

Haar frustratie is voelbaar.

Mark kijkt haar verbouwereerd aan. ‘Ik weet van niks’, zegt hij oprecht. 

‘Ja, dat krijg je als je mijn mails nooit leest!’ briest Marieke, die op ontploffen staat. ‘Ik probeer jou zo goed mogelijk op de hoogte houden, steek daar veel tijd en energie in. Maar meneer neemt niet eens de moeite om het te lezen. Ik heb echt wel iets beters te doen dan mijn tijd te verdoen aan iets wat niet gelezen wordt.’

Ineens herinnert Mark zich de mail van vanochtend. Die ene die hij op ‘Ongelezen’ heeft gezet. 

Langzaam kleurt zijn gezicht rood en opeens vindt hij het wel erg warm in de vergaderruimte. Hij probeert nog rustig te blijven, maar ook bij hem komt de frustratie naar boven. 

‘Die mails van jou zijn altijd van die grote lappen tekst… ik kan de essentie er niet direct uithalen. Het is één brij van woorden en zinnen. En dan haak ik al af’. 

Zo, dat is eruit.

Nu is het Marieke die hem verbouwereerd aankijkt. ‘Maar ik wil je altijd zoveel mogelijk achtergrondinformatie geven. Zodat je weet waarom we bepaalde besluiten nemen en acties doen’ zegt ze vervolgens heel rustig. 

‘En ik wil juist alleen de grote lijn weten. Zodat ik meteen weet hoe het ervoor staat. En ik weet allang dat jullie goed nadenken over jullie keuzes’, antwoordt Mark. 

Waarom de aanvaring onvermijdelijk was

Wat hier gebeurt, heeft alles te maken met verwachtingen. Die kunnen voor iemand zo logisch zijn, dat hij ze niet uitspreekt. Want we denken al snel: ‘dat snapt hij of zij toch zeker zelf ook wel’. 

In dit voorbeeld ging Mark er vanuit dat Marieke vanzelf al begreep dat hij niet meer dan hoofdlijnen nodig had. Maar blijkbaar vond zij het logischer juist alle achtergrondinformatie toe te voegen. 

Alleen hadden ze dat nooit met elkaar besproken. 

Met als gevolg deze aanvaring. Die in eerste instantie leek te gaan over de inhoud van het project, maar daar niets mee te maken had.

In werkelijkheid was de aanleiding voor deze uitbarsting onbegrip voor elkaars gedrag. Beiden waren al langer gefrustreerd over het irritante gedrag van de ander. Zonder te weten waarom die ander deed wat ie deed.

Hoe je zo’n botsing voorkomt

Dit soort gevallen los je alleen maar op, en nog beter: voorkom je alleen maar, door eens met elkaar over andere dingen dan werkinhoud te praten. 

Stel elkaar eens de vraag: ‘Wat vind jij eigenlijk handig?’ zonder er klakkeloos vanuit te gaan dat jouw manier ook wel zal werken voor die ander.

Gaat het in jouw team ook nog te vaak alleen over de inhoud? En wil je dat veranderen, maar weet je niet goed hoe? 

Lees dan mijn ebook waarin ik je 5 tips geef over hoe je dit aanpakt. 

Klik op de link om het ebook te downloaden.

Mark was achteraf trouwens heel blij met het incident, omdat het veel duidelijk maakte. En toen hij  een paar dagen later in zijn mailbox een bericht van Marieke zag, moest hij glimlachen. Want voor het eerst in lange tijd zag hij haar naam, zonder meteen irritatie te voelen. En dat was hem alles waard.